ICS35.080 L73 中华人民共和国国家标准 GB/T31913—2015 文书类电子文件形成办理系统 通用功能要求 Generalfunctionalrequirementsforadministrativeelectronicrecords creationandtransactionsystem 2015-09-11发布 2016-05-01实施 中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会发布目 次 前言 Ⅲ ………………………………………………………………………………………………………… 引言 Ⅳ ………………………………………………………………………………………………………… 1 范围 1 ……………………………………………………………………………………………………… 2 规范性引用文件 1 ………………………………………………………………………………………… 3 术语和定义 1 ……………………………………………………………………………………………… 4 总则 4 ……………………………………………………………………………………………………… 4.1 系统定位 4 …………………………………………………………………………………………… 4.2 功能架构 5 …………………………………………………………………………………………… 4.3 法律法规遵从 5 ……………………………………………………………………………………… 5 业务功能要求 6 …………………………………………………………………………………………… 5.1 总体要求 6 …………………………………………………………………………………………… 5.2 电子文件形成 6 ……………………………………………………………………………………… 5.2.1 起草 6 …………………………………………………………………………………………… 5.2.2 审核 7 …………………………………………………………………………………………… 5.2.3 签发 7 …………………………………………………………………………………………… 5.3 电子文件发送办理 7 ………………………………………………………………………………… 5.3.1 复核 7 …………………………………………………………………………………………… 5.3.2 登记 8 …………………………………………………………………………………………… 5.3.3 印制 8 …………………………………………………………………………………………… 5.3.4 核发 8 …………………………………………………………………………………………… 5.3.5 发送办结 8 ……………………………………………………………………………………… 5.4 电子文件接收办理 9 ………………………………………………………………………………… 5.4.1 签收 9 …………………………………………………………………………………………… 5.4.2 登记 9 …………………………………………………………………………………………… 5.4.3 初审 9 …………………………………………………………………………………………… 5.4.4 承办 10 …………………………………………………………………………………………… 5.4.5 传阅 10 …………………………………………………………………………………………… 5.4.6 催办 10 …………………………………………………………………………………………… 5.4.7 答复 11 …………………………………………………………………………………………… 5.4.8 接收办结 11 ……………………………………………………………………………………… 5.5 电子文件检索 11 ……………………………………………………………………………………… 5.6 电子文件管理 12 ……………………………………………………………………………………… 5.6.1 文件生成 12 ……………………………………………………………………………………… 5.6.2 分类方案 12 ……………………………………………………………………………………… 5.6.3 文件维护 13 ……………………………………………………………………………………… 5.6.4 统计管理 13 ……………………………………………………………………………………… 6 管理功能要求 14 …………………………………………………………………………………………… ⅠGB/T31913—2015 6.1 系统管理 14 …………………………………………………………………………………………… 6.1.1 总体要求 14 ……………………………………………………………………………………… 6.1.2 系统报告 14 ……………………………………………………………………………………… 6.2 元数据管理 15 ………………………………………………………………………………………… 6.2.1 概述 15 …………………………………………………………………………………………… 6.2.2 元数据方案建立 15 ……………………………………………………………………………… 6.2.3 元数据方案维护 16 ……………………………………………………………………………… 6.2.4 元数据值的管理 16 ……………………………………………………………………………… 6.3 流程管理 17 …………………………………………………………………………………………… 6.4 安全管理 18 …………………………………………………………………………………………… 6.4.1 概述 18 …………………………………………………………………………………………… 6.4.2 身份认证与访问控制 18 ………………………………………………………………………… 6.4.3 备份与恢复 19 …………………………………………………………………………………… 6.4.4 完整性检测 19 …………………………………………………………………………………… 6.4.5 电子签章 19 ……………………………………………………………………………………… 6.5 接口管理 20 …………………………………………………………………………………………… 7 可选功能要求 21 …………………………………………………………………………………………… 7.1 离线利用 21 …………………………………………………………………………………………… 7.2 导入与导出 21 ………………………………………………………………………………………… 7.3 性能要求 21 …………………………………………………………………………………………… ⅡGB/T31913—2015 前 言 本标准按照GB/T1.1—2009给出的规则起草。 本标准由国家密码管理局提出并归口。 本标准起草单位:江苏省委办公厅、南京大学。 本标准主要起草人:石进、包丰、姚思远、王平、吴宇浩、金灿、王倩、刘悦琦。 ⅢGB/T31913—2015 引 言 为了适应我国电子文件形成办理的现实需要,指导电子文件形成办理系统的建设和使用,提升信息 化环境下电子文件形成办理的规范化水平,特制定本标准。 ⅣGB/T31913—2015 文书类电子文件形成办理系统 通用功能要求 1 范围 本标准规定了文书类电子文件形成办理系统(AdministrativeElectronicRecordsCreationand TransactionSystem,AERCTS)的业务、管理、可选等通用功能性要求。 本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织对文书类电子文件形成办理系统的建设、使 用和评估,也可供科研教学机构参考。 2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文 件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。 GB/T7156—2003 文献保密等级代码与标识 GB/T7408—2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 GB11714—1997 全国组织机构代码编制规则 GB/T18391(所有部分) 信息技术 元数据注册系统(MDR) GB/T29194—2012 电子文件管理系统通用功能要求 DA/T32—2005 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T46—2009 文书类电子文件元数据方案 3 术语和定义 GB/T29194—2012、DA/T46—2009界定的以及下列术语和定义适用于本文件。为了便于使用, 以下重复列出了GB/T29194—2012、DA/T46—2009中的某些术语和定义。 3.1 电子文件 electronicrecords 机关、团体、企事业单位和其他社会组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传 输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的电子信息记录。 3.2 文书类电子文件 administrativeelectronicrecor